秘書の仕事

秘書といえば女性というイメージがありますね。もちろん男性の秘書もいますが、やはり多いのは女性秘書でしょう。特に会社の社長や役員秘書は圧倒的に女性が多くなります。女性の決め細やかさや気配りが、秘書の仕事には必要な要素となるからです。

秘書といっても企業の役員秘書、弁護士秘書、医療秘書、政治家秘書、議員秘書など各分野でさまざまな秘書が存在します。共通するのはそれぞれの専門家が自らの業務や研究に専念できるように雑務を一手に引き受けるのが秘書の仕事だという事です。いわば総務の専門家といえますね。

秘書の主な業務は、上司のスケジュール管理、書類の作成、会社内外への連絡業務、来客の対応、電話の取次ぎ、身の回りの世話まで多岐にわたります。

秘書に必要な能力

秘書として働くなら次のような能力が必要とされます。まずは事務処理能力です。さまざまな書類を作成しなければなりません。そしてコミュニケーション能力、秘書となる以上は上司と上手くコミュニケーションを取れることがとても大事ですね。次に正確性、とにかくミスは許されません。さらに必要不可欠なことはビジネスマナーです。社外との電話のやり取り、来客応対、商談時の同席など、仕事上で人と会う機会も非常に多くなります。秘書はビジネスマナーのプロでなくてはなりません。気配りが出来る事もとても大切です。上司が何を望んでいるのかを察して対応できる事が問われます。

秘書として働くには

秘書の種類もいくつかあるわけですが、いずれの場合も大学や短大、専門学校を卒業後に企業や法律事務所、研究機関、大学病院、政党などに就職して秘書を目指すという方法が一般的です。また、秘書の求人を探すというのもいいかもしれません。そのほか人材派遣会社に登録して秘書として派遣されるといった方法もあります。

秘書検定

秘書になるのに必須の資格はありませんが、メジャーなものとして秘書検定があります。財団法人 実務技能検定協会が実施している検定試験で、文部科学省後援試験でもあり、就職には有利になるでしょう。
1級、準1級、2級、3級があります。年に2回、6月と11月に行われます(2級、3級は3回、2月、6月、11月)。

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