履歴書の書き方、写真、添え状、封筒、礼状の押さえておきたいポイント

履歴書は、自分の基本データを企業に知ってもらう役割を担うもので、企業とのファーストコンタクトになる書類です。正確、丁寧に書くことを心がけ、真剣さと誠実さが伝わるものにしなければなりません。

履歴書の書き方

履歴書は手書きが望ましいですが、パソコンで作成したものを印刷して提出といった方法も増えています。また、企業や転職サイトによってはパソコンでフォーマットに記入し、メールに添付するといった場合もあります。企業の指定に従いましょう。パソコンで作成するフォーマットは、多くのダウンロードサイトがあり、エクセルやワードで作成が可能です。

手書きの場合は、黒のボールペンを使用し、丁寧に分かりやすい文字で書くことを心がけ、誤字脱字がないようにします。もし間違えた場合は、修正液などを使わず面倒でも書き直しましょう。履歴書の様式はJIS規格で定められていて、B4タイプの二つ折りかA4サイズのものが主流です。

以下が履歴書の基本的な記入項目となります。

  • 日付(郵送やメール添付の場合は、投函日またはメール送付日。面接日持参の場合はその日の日付)
  • ・氏名、ふりがな
  • ・性別
  • ・生年月日、満年齢
  • ・郵便番号、現住所
  • ・電話番号(自宅、携帯電話)
  • ・メールアドレス(個人で使っているもの)
  • ・連絡先(現住所以外に連絡を希望する場合のみ記入)
  • ・学歴、職歴
  • ・資格、免許、検定の級、TOEICの点数など
  • ・賞罰(記入欄のない場合も)
  • ・志望の動機
  • ・特技
  • ・本人の希望
  • ・通勤時間
  • ・その他、扶養家族の人数や配偶者など記入する場合もあります。

履歴書の項目はすべて埋める必要があります。賞罰など書くことがない場合も「なし」「特になし」と記入しましょう。

学歴・職歴

学歴や職歴は学校名や会社名は略さず正式名称を書きます。例えば(株)ではなく株式会社と書きます。雇用形態も明らかにし、契約社員であった場合にはその旨を、派遣社員であった場合は派遣元と派遣先を記入するといった具合です。

資格

資格は、応募先企業へのアピールともなりますので、その企業で活かせる資格を持っている場合は、具体的に記入しましょう。また、勉強中であっても、「○○の資格取得に向けて勉強中」と書いておくもの有効です。

志望動機

志望動機は職務経歴書で書いた場合も省略せずに書きます。本人の希望欄ではあまりに具体的な希望を書くと担当者に良い印象を与えない場合もあるので、自己PRや意気込みなどを書くのも良いようです。特技もあれば具体的に書いておきましょう。

履歴書用写真

写真は最近2ヶ月以内のものを枠にピッタリのサイズにして貼ります。スーツ着用のものを使用し、スナップ写真はNGです。写真はカラーでも白黒でも構いませんが、カラーが主流のようです。写真の表情は、間面目なものより、少し笑顔の方が良い印象を与えます。

最終チェック

書き終わったら、すべて見直して誤字や脱字がないかをチェックし、封筒に入れる前にコピーをとっておくと、面接時に内容についての質問に備えることができて安心です。

添え状

履歴書は、職務経歴書とともに応募企業へ送ることになりますが、その際添え状もいっしょに送るのが、ビジネスマナーとして常識となります。ビジネスの現場では通常、書類を送るときには送付状、送付案内といった書面を添えることがほとんどです。これと同じく、履歴書を送る際にも添え状というものをつけて送ります。

添え状はA4用紙でワープロソフトを使って作成すると良いでしょう。添え状には、履歴書と同じ日付、相手先企業名と担当者名、自分の住所氏名、送付の挨拶に加え、自分の熱意や経験などのアピールを簡潔にまとめてかきます。頭語や結語も忘れずに書いて、ビジネス文書として作成します。

履歴書用封筒

封筒はできれば履歴書などを折らなくても良いように、A4サイズの入る角形2号封筒を使用します。添え状、履歴書、職務経歴書をゼムクリップで留めるか、クリアファイルに入れて送ります。送る際には簡易書留を利用しましょう。

礼状

面接が終わったら、その日のうちに礼状を送っておきましょう。礼状もビジネス文書として体裁を整えます。ポイントは添え状と同じです。内容は面接に対するお礼と、入社したいという熱意を伝える文面を入れると良いでしょう。

以上が履歴書についての基本的なこととなりますが、書き方などについてより具体的には、大手の転職支援サイトやハローワークのサイトなどで図解入りで解説されているので参考にされると良いでしょう。

参考リンク

ハローワークインターネットサービスが提供している履歴書の書き方PDFです。
→ 履歴書の書き方(PDF)

大手転職支援サービス「デューダ」のサイトでは、より具体的な履歴書の書き方を学ぶ事ができます。フォーマットのダウンロードもできます。
転職支援サイト「DODA」

エクセルで使用できる履歴書フォーマットなどさまざまなビジネス文書の雛形がダウンロードできます。
→ 書式の王様

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